為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校檔案管理，方便畢業(yè)生學(xué)歷認(rèn)證時(shí)查詢(xún)檔案，學(xué)校檔案室現(xiàn)提供電子郵件查檔服務(wù)?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、查檔范圍
為畢業(yè)生本人查閱提供在周口幼兒師范學(xué)校（淮陽(yáng)師范學(xué)校）學(xué)習(xí)期間的錄取花名冊(cè)等檔案材料的復(fù)印件，并加蓋公章。加蓋學(xué)校公章或?qū)W校檔案室公章的檔案復(fù)印件，與原件具有同等效力。
二、申辦流程
畢業(yè)生通過(guò)預(yù)約郵箱在線(xiàn)申辦查檔。具體流程如下：
1.提出查檔申請(qǐng)
查檔人將畢業(yè)證書(shū)、身份證（正面）拍照，將畢業(yè)證、身份證電子版以附件形式發(fā)至學(xué)校預(yù)約郵箱。并在郵件正文中寫(xiě)明查檔原因、需查詢(xún)檔案名稱(chēng)，以及收件人姓名、電話(huà)、收件地址等信息。
2.工作人員審核
檔案室工作人員在收到申請(qǐng)郵件后，對(duì)查檔人提供的材料進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，為查檔人免費(fèi)復(fù)印所需檔案并加蓋公章。
3.資料郵寄
學(xué)校檔案室為查檔人代辦郵政EMS郵寄業(yè)務(wù)，快遞費(fèi)用到付。如對(duì)郵寄方式有其他要求，請(qǐng)?jiān)卩]件中注明。
4.辦理期限
學(xué)校檔案室在工作日接收辦理申請(qǐng)郵件。收到申請(qǐng)郵件后，在5個(gè)工作日內(nèi)（如遇節(jié)假日，時(shí)間順延）為畢業(yè)生辦理查檔、郵寄業(yè)務(wù)。
三、特殊情況處理
1.畢業(yè)證上信息（年齡、專(zhuān)業(yè)等）和檔案信息不一致的。工作人員會(huì)查詢(xún)檔案室保存的畢業(yè)生其他相關(guān)檔案資料，畢業(yè)證上信息確系有誤的，為畢業(yè)生出具證明,一并郵寄。
2.畢業(yè)生錄取花名冊(cè)印章缺失，或本人頁(yè)無(wú)印章的，為畢業(yè)生出具證明，一并郵寄。
3.本人現(xiàn)身份證信息與畢業(yè)證信息不一致。請(qǐng)先到本人檔案保管單位調(diào)取本人的考生報(bào)名登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表，復(fù)印并加蓋保管單位公章，再到戶(hù)籍所在公安部門(mén)，查詢(xún)本人因何種原因等導(dǎo)致現(xiàn)身份證信息與畢業(yè)證信息不一致，并請(qǐng)公安部開(kāi)具相關(guān)證明。查檔人請(qǐng)將上述材料拍照后，發(fā)到預(yù)約郵箱，學(xué)校在5個(gè)工作日內(nèi)（如遇節(jié)假日，時(shí)間順延）予以回復(fù)。
4.畢業(yè)證丟失，需要辦理學(xué)歷證明書(shū)者。請(qǐng)先到本人檔案保管單位調(diào)取檔案中學(xué)籍表或畢業(yè)生登記表，復(fù)印并加蓋保管單位公章。帶著加蓋保管單位公章的學(xué)籍表或畢業(yè)生登記表復(fù)印件和一張本人紅底標(biāo)準(zhǔn)證件照，到校辦理學(xué)歷證明書(shū)。
5.在審核材料中，若出現(xiàn)其他特殊情況，學(xué)校工作人員會(huì)及時(shí)和查檔人溝通，予以回復(fù)。
預(yù)約郵箱：zkysdas@126.com。
咨詢(xún)電話(huà):0394-6113695
周口幼兒師范學(xué)校檔案室
2022年1月10日
